Inleiding

Antwerp Fencing Nation vzw, Van Putlei 13.2018 Antwerpen (hierna “AFN”) is gevestigd in België lidstaat van de Europese Unie (EU). Bijgevolg zijn de basisprincipes van deze privacy policy gebaseerd op de vereisten van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy, VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming of “GDPR”, hierna zo genoemd). Indien de toepasselijke lokale wetgeving in individuele gevallen strengere vereisten heeft op het gebied van gegevensbescherming en privacy dan deze privacy policy, moeten de persoonsgegevens worden behandeld in overeenstemming met deze strengere wetten.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

AFN is als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens die zij verzamelt via de website, cookies, direct Touch points en via de inschrijvingsconsole op de club. Deze privacy policy bevat verder alle details over de verwerking van uw persoonsgegevens.

2. Hoe verzamelt AFN uw persoonsgegevens?

AFN verzamelt uw persoonsgegevens via verschillende Touch points en contactkanalen waar u wordt geïnformeerd via privacy berichten alvorens wij de gegevens verzamelen, indien:

• U rechtstreeks contact met ons opneemt, bv. via website of per mail.
• U zich inschrijft via de website of via de console.
• We uw persoonsgegevens verkrijgen via andere bronnen (bv. Facebook, persoonlijk contact).
• Indien u informatie opgeeft in naam van iemand anders moet u ervoor zorgen dat deze persoon vooraf deze privacy policy heeft gekregen. Bent u jonger dan 16, geef dan geen gegevens op tenzij u hiervoor de toestemming hebt gekregen van ouders of voogd.
• Help ons om uw informatie up-to-date te houden door ons te informeren over eventuele wijzigingen aan uw contactgegevens of voorkeuren.

3. Welke persoonsgegevens verzamelt AFN?

Contactgegevens:

• naam
• voornaam
• adres
• e-mail
• mobiel nummer
• …

Bijkomende persoonsgegevens/voorkeuren:

• geboortedatum
• geslacht
• lidmaatschap schermclub
• gezinsleden
• verzekering
• type wapen
• soort schermer
• …

4. Wat zijn de doeleinden en wettelijke gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

AFN is de verwerkingsverantwoordelijke voor de hieronder vermelde doeleinden:

Informeren – AFN verzendt meerdere malen per jaar een AFN nieuwsbrief, Whats App berichten, e-mails,… om haar leden te informeren over nieuwigheden, activiteiten, promoties, nieuws in de schermwereld en dergelijke. Om uw vragen te beantwoorden en u nieuws en aanbiedingen te bezorgen, voor specifieke communicatie over de club.

De verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van marketing voor gelijkaardige diensten, waaronder evenementen die door AFN georganiseerd worden, is gebaseerd op ons afgewogen belang om u aanverwante diensten aan te bieden en om een zo goed mogelijke relatie met onze leden te behouden.

We volgen een strategie van transparantie. De verwerking van uw persoonsgegevens voor de andere hierboven vermelde doeleinden, gebeurt op basis van uw toestemming.

Naleving van wettelijke verplichtingen

AFN verwerkt uw gegevens om haar wettelijke verplichtingen na te leven, zoals bijvoorbeeld:

Officiële rapportering – om de vereiste wettelijke rapportering na te leven.

Aansprakelijkheid in bepaalde gevallen.

De naleving van onze bindende verzoeken voor uw gegevens – om onze wettelijke verplichtingen tegenover de Belgische wetshandhavingsautoriteiten, regelgevende instanties en rechtbanken: alle verantwoordelijken vallen onder de wetten in het land waar ze actief zijn en moeten die ook naleven. Dit betekent ook gegevens bezorgen aan wetshandhavingsautoriteiten, regelgevende instanties, rechtbanken en derde betrokkenen in verband met procedures of onderzoeken overal ter wereld waar we hiertoe verplicht zijn. Indien dit is toegestaan, zullen we dergelijke verzoeken voor we hierop ingaan eerst aan u bezorgen, tenzij dit het voorkomen of opsporen van een misdrijf zou schaden.

5. Gegevens overdragen en delen

AFN deelt uw gegevens alleen met de Vlaamse Schermbond en de boekhouder wanneer u hiervoor de toestemming hebt gegeven, tenzij we uw gegevens delen om onze wettelijke verplichtingen na te leven, zoals bijvoorbeeld aansprakelijkheidsvereisten, of om de uitoefening van uw rechten als betrokken persoon te vergemakkelijken.

AFN werkt samen met bepaalde dienstverleners (zoals bijvoorbeeld IT hulp voor de website, inschrijvingsmodules en dergelijke). Wanneer AFN persoonsgegevens deelt of wanneer ze een beroep doet op dienstverleners, worden er overeenkomsten met passende maatregelen en waarborgen afgesloten voor het verwerken en delen van gegevens.

Overdracht aan derden

De door ons verzamelde persoonsgegevens, mogen enkel in uw naam en met uw toestemming naar derden worden doorgestuurd.

Cookies

6. Hoelang houden we uw gegevens bij?

AFN houdt rekening met het principe van opslagminimalisatie bij de verwerking van uw persoonsgegevens, wat betekent dat we uw gegevens maar zo lang bijhouden als nodig is of tot op het moment dat u vraagt om deze gegevens te verwijderen.

7. Hoe beschermen we uw gegevens?

We gebruiken een reeks veiligheidsmaatregelen, inclusief versleutelings- en authenticatiehulpmiddelen, om de veiligheid, integriteit en beschikbaarheid van uw gegevens te helpen beschermen en behouden.

Wij maken gebruik van veiligheidsmaatregelen zoals:

• opslag van gegevens op een eigen server of in een beveiligde cloud omgeving;
• firewalls in ons IT-systeem om toegang door onbevoegden te vermijden.

8. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Als u vragen hebt over het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact op met ons.

Indien de gegevensverwerking gebaseerd is op uw toestemming, kan u die te allen tijde intrekken. Wij beëindigen dan onmiddellijk deze gegevensverwerking. Om technische redenen kan het evenwel tot 72 uur duren voor deze intrekking volledig verwerkt is in de verschillende databases en systemen. Voor communicatie die per

post verstuurd wordt, worden zowel de toestemming als de intrekking ervan pas verwerkt tegen de eerstvolgende planningscyclus.

In overeenstemming met de GDPR hebt u de volgende rechten:

Recht van inzage (art. 15 GDPR)

U kunt op elk ogenblik informatie vragen over de gegevens die wij over u bezitten. Deze informatie omvat de door ons verwerkte gegevenscategorieën, de doeleinden waarvoor we ze verwerken, de bron van de gegevens indien we ze niet rechtstreeks van u hebben gekregen en, indien van toepassing, de ontvangers aan wie wij uw gegevens hebben doorgegeven. U kunt van ons een gratis kopie krijgen van uw gegevens die onderdeel uitmaken van de overeenkomst. Indien u extra kopieën wenst, behouden we ons het recht voor om die extra kopieën aan te rekenen.

Recht op rectificatie (art. 16 GDPR)

U kunt vragen dat wij uw gegevens verbeteren. We zullen de gepaste maatregelen treffen om, op basis van de meest recente informatie waarover wij beschikken, de juistheid, volledigheid, tijdigheid en relevantie van de gegevens die we hebben te garanderen.

Recht op gegevenswissing (art. 17 GDPR)

U kunt vragen dat we uw gegevens wissen indien de wet dit vereist. In overeenstemming met art. 17 van de GDPR zou dat het geval kunnen zijn wanneer:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• u uw toestemming waarop de verwerking berust intrekt en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking;
• u bezwaar maakt tegen de verwerking, en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking, of indien u bezwaar maakt tegen de verwerking voor direct marketing;
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt.
• voor zover verwerking niet nodig is:
  • voor het nakomen van een wettelijke verwerkingsverplichting;
  • vooral met betrekking tot de bij wet vereiste retentieperiodes;
  • voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Recht op beperking van de verwerking (art. 18 GDPR)

U kunt vragen dat wij de verwerking van uw gegevens beperken indien:

• u de juistheid van de persoonsgegevens betwist gedurende een periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
• de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in de plaats daarvan verzoekt om de beperking van het gebruik ervan;
• wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering;
• u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking in afwachting van het antwoord op de vraag of onze gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan die van u.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 GDPR)

Indien technisch haalbaar zullen uw gegevens op uw vraag worden doorgegeven aan een andere verantwoordelijke partij. Dit recht is voor u beschikbaar voor zover de gegevensverwerking is gebaseerd op uw toestemming of noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst; en enkel voor de persoonsgegevens die u ons hebt bezorgd. In plaats van een kopie te ontvangen van uw gegevens, kunt u ook vragen dat wij de gegevens rechtstreeks doorgeven aan een andere, door u opgegeven verwerker.

Recht van bezwaar (art. 21 GDPR)

U kunt om met uw specifieke situatie verband houdende redenen op elk ogenblik bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien deze gegevensverwerking betrekking heeft op uw toestemming of op onze legitieme belangen of op die van derden. In dat geval zullen we stoppen met de verwerking van uw gegevens. Dit laatste is niet van toepassing indien wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen of indien wij uw gegevens nodig hebben voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U oefent deze rechten uit mits bepaalde uitzonderingen ter bescherming van het openbaar belang (bv. misdrijven voorkopen of opsporen) en onze belangen (bv. behoud van wettelijk privilege). Oefent u deze rechten uit, dan zullen we, in de meeste gevallen, binnen één maand nagaan of u hier recht op hebt.

Bent u niet tevreden met ons gebruik van uw gegevens of onze reactie op de uitoefening van deze rechten dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthouder inzake gegevensbescherming. Het Belgische toezichthoudende orgaan voor gegevensbescherming is de Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen: Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, of Privacycommissie).